Engage Presentations

Profitez de la zone de dessin dans PowerPoint pour accélérer la conception de diapositives complexes

Pauline — Mon, 19 Mar 2012 20:06:45 +0000

Beaucoup de mes clients ont constaté que le contenu de certaines diapositives peut avoir l’air entassé, en particulier dans la phase d’édition. Ils veulent souvent trouver une meilleure façon de gérer les éléments de conception et de texte afin de s’assurer qu’ils développent une présentation équilibrée. Une façon simple de vous donner une certaine marge de manœuvre est de réduire le zoom de votre diapositive à 50%, puis d’utiliser la zone environnante bleue autour de la diapositive. La zone bleue dans PowerPoint (grise dans les versions 2003 et plus) sont les champs de fond que j’ai tendance à traiter comme un canevas. J’utilise ce canevas pour poser les éléments de conception et les zones de texte avant de décider de l’emplacement approprié. Les zones de texte, formes automatiques, et graphiques peuvent être placés ici et édités pour éviter d’encombrer votre diapositive. La plupart des éléments flottants dans la zone bleue n’apparaîtront pas lorsque vous affichez dans votre présentation.

Les documents de support doivent soutenir votre image de marque (branding)

Harvey — Mon, 05 Dec 2011 20:53:30 +0000

Les documents de support sont une opportunité pour élargir et renforcer les points clés de votre présentation. Saviez-vous que vous pouvez concevoir vos documents de façon à y inclure votre logo, slogan, et autres informations importantes simplement en formatant le masque des documents de support? Dans PowerPoint 2007 et 2010, cliquez sur l’onglet Affichage et sous la section Vues de Présentation cliquez sur le bouton Masque des Documents. Dans PowerPoint 2003 choisissez Voir | Masque | Masque des Document. Pour les imprimer, cliquez sur Fichier | Imprimer et choisissez Documents de support dans la liste déroulante du menu Imprimer. Modifiez les paramètres dans la section Documents de la boîte de dialogue Imprimer et cliquez sur OK.

Nous avons souvent tendance à créer des documents de support qui sont une copie conforme de la présentation, et je crois qu’il s’agit ici d’une occasion manquée. Par cela je veux dire que vos diapositives doivent être vos aides visuelles, et en tant que tel doivent soutenir et non reproduire tout ce que vous exprimez en tant que présentateur. Je vous recommande de produire des documents de support pour refléter ce que vous dites plutôt que ce que vous projetez. En d’autres mots, votre document doit refléter le manuscrit complet de votre présentation. Un document manuscrit va au-delà de votre aide visuelle (PowerPoint) pour fournir l’essence de la présentation orale. La plupart des présentateurs ont leur manuscrit complet dans la section des notes dans PowerPoint. Vous avez la possibilité d’envoyer votre présentation à Microsoft Word, où vous pouvez ajouter ou supprimer tout ce que vous voulez et modifier la mise en page pour répondre à vos besoins. Dans PowerPoint 2010, cliquez sur Fichier | Enregistrer et envoyer | Créer un Document | et choisissez votre préférence. Dans PowerPoint 2007, cliquez sur le bouton Microsoft sur le coin supérieur gauche de votre fenêtre. Sous Publier, naviguez vers Créer des Documents dans Microsoft Office Word. Dans PowerPoint 2003 choisissez Fichier | Envoyer vers | Microsoft Word. Dans la boîte dialogue Envoyer à Microsoft Word, choisissez l’une des options et cliquez sur OK. Vous avez même la possibilité de créer un lien (choisissez Coller avec lien) afin que le document Word soit mis-à-jour si vous changez votre présentation.

Je tiens à vous prévenir que cette fonction créera de très grands fichiers Word, donc si vous voulez les partager électroniquement avec d’autres individus, je vous conseille de créer une version PDF de ces documents pour minimiser la taille du fichier. Par ailleurs, avant d’utiliser cette fonction, je vous suggère de fermer toutes les applications autres que PowerPoint afin de réduire la consommation des ressources de votre ordinateur.

Saviez-vous que vous pouvez modifier le numéro de votre première diapositive?

Pauline — Fri, 14 Oct 2011 14:17:55 +0000

Avez-vous déjà eu à joindre vos diapositives dans une plus grande présentation ou à préparer des polycopies appartenant à un document assemblé par plusieurs personnes? Par exemple, si vous devez rajouter vos diapositives après celles de vos collèges, vous pouvez modifier le numéro de votre première diapositive au numéro suivant (soit par exemple 31, si vous rajoutez vos diapos après la diapo numéro 30). Nous avons souvent besoin d’ajuster la numérotation lors de la production de polycopies (électronique ou sur papier).

Pour changer la numérotation des diapositives afin que votre présentation commence avec un autre numéro, choisissez Fichier | Mise en Page dans la barre de menu. Puis, dans la boîte de dialogue Mise en Page, ajustez la valeur dans la boîte « Numéro de la Première Diapositive » et cliquez sur OK.

Dans PowerPoint 2007, cliquez sur l’onglet Design et dans le groupe de Mise en Page cliquez sur Mise en Page. Ensuite, changez le numéro de votre diapositive de départ dans la boîte de dialogue « Numéro de la Première Diapositive ».

Vous vous êtes-vous déjà demandé comment cacher le menu semi-transparent au bas d’une diapositive lorsque vous présentez dans PowerPoint?

Pauline — Wed, 28 Sep 2011 18:42:09 +0000

Durant mes années en tant que consultant en présentation, je n’ai jamais vu un présentateur utiliser le menu semi-transparent qui apparaît dans le coin inférieur gauche de l’écran lors d’une présentation. En fait, je dirais que ce menu est parfois distrayant et peut même cacher votre contenu. Heureusement, vous avez l’option de le désactiver.

La méthode temporaire la plus rapide consiste à appuyer sur Ctrl + H pour masquer le menu. Si vous voulez le faire réapparaître, cliquez sur Ctrl + A. Ce même raccourci de clavier fera également disparaitre et réapparaître le curseur de votre souris (la flèche blanche sur l’écran) sur votre diapositive.

Si vous aimez cette approche et que vous voulez programmer votre ordinateur afin de désactiver ce menu, vous aurez à changer le réglage de PowerPoint. Avec PowerPoint 2003, allez au menu Outils et choisissez Options pour ouvrir la boîte de dialogue. Cliquez sur l’onglet Affichage et décochez la case qui mentionne ce menu. Vérifiez que vous avez bien réglé cette option en mode Diaporama, et cliquez sur OK.

Pour masquer le menu lors d’une présentation dans PowerPoint 2007, cliquez sur le bouton Office, allez dans Options PowerPoint (situé au bas du menu). Ensuite, cliquez sur Avancé et dans la section Diaporama, décochez la case qui mentionne le menu.

Création d’hyperliens qui ouvrent instantanément à partir d’une présentation

Harvey — Thu, 15 Sep 2011 19:20:21 +0000

Avez-vous déjà été dans une situation où vous pensiez que votre ordinateur était gelé parce que votre lien hypertexte prenait trop de temps à ouvrir lors d’une présentation? Voici une solution rapide pour éviter cette situation désagréable. Avant de présenter vos diaporamas, ouvrez l’application du fichier qui sera exécutée lorsque l’hyperlien sera activé, tels que QuickTime, Windows Media Player, VLC etc. Si vous avez l’intention de présenter une vidéo sur YouTube, assurez-vous que vous avez accès à Internet. Ensuite, pré-téléchargez la vidéo en ligne et minimisez votre navigateur Internet (tel que Internet Explorer ou Firefox) jusqu’à ce que vous soyez prêt à jouer la vidéo. Je vous déconseille tout simplement de copier et coller le lien de l’adresse de la vidéo dans une diapositive, car les adresses Internet ont parfois tendance à changer.

Lorsque vous présentez, je vous recommande fortement de fermer ou de désactiver toutes les autres applications telles qu’Outlook ou autre logiciel antivirus qui peuvent parfois s’exécuter sans que vous le sachiez. Vous devriez aussi prendre un moment pour désactiver les alertes de votre ordinateur. Présentez à partir d’un ordinateur qui à toutes les mises-à-jours du système d’exploitation. Si vous suivez ces étapes, ceci vous permettra de réduire les distractions désagréables et les surprises quand vous présentez. De plus, vous devriez constater une amélioration considérable lors du lancement d’hyperliens. En d’autres termes, votre présentation apparaîtra plus fluide.

Gardez vos données de référence à portée de la main pendant que vous concevez vos diapositives

Pauline — Thu, 08 Sep 2011 15:53:39 +0000

Si vous vous retrouvez fréquemment entrain de faire référence à des données en dehors de PowerPoint pendant que vous créez vos diapositives (tels que le contenu d’un document Word*, Excel *, ou même dans une autre présentation PowerPoint), vous devrez peut-être envisager de faire lier ces documents à votre diapositive avec une icône personnalisée et discrète.

Tout d’abord naviguez vers la diapositive sur laquelle vous travaillez en mode Normal, puis choisissez Insertion | Objet dans le menu PowerPoint. Sélectionnez l’option «Créer à partir d’un fichier», puis cliquez sur le bouton Parcourir. Recherchez le fichier dont vous voulez avoir accès dans la boîte de dialogue Parcourir, sélectionnez-le puis cliquez sur «Ok». Assurez-vous de cocher la case «Lien» pour que votre contenu soit mise-à-jour, puis sélectionnez l’icône «Afficher» afin que vous puissiez facilement masquer le contenu lorsque vous n’en avez plus besoin. Si vous utilisez PowerPoint 2007, accédez à l’onglet Insertion et cliquez sur le bouton Objet situé dans la section de texte. Les étapes suivantes restent exactement les mêmes, comme indiqué précédemment.

Dorénavant, les données ne seront plus dans votre chemin lorsque vous concevez vos diapositives, pourtant elles sont à la porté de vos doigts chaque fois que vous voulez en faire référence. (Si vous voulez garder l’icône dans votre fichier PowerPoint pendant que vous présentez et vous voulez qu’elle reste invisible à votre auditoire, déplacez l’icône sur le côté ou la zone grise de votre diapositive.)

Sélectionner rapidement plusieurs objets sur une diapositive

Pauline — Wed, 17 Aug 2011 19:41:56 +0000

Beaucoup de diapositives contiennent une combinaison de zones de texte, des formes et des graphiques pour créer une mosaïque complète d’information. Cependant, il se peut que vous ayez plus tard à mettre à jour cette diapositive complexe. La plupart des utilisateurs de PowerPoint savent comment sélectionner tous les objets sur une diapositive à partir du menu en choisissant Modifier | Sélectionner Tout. Saviez-vous que vous pouvez également utiliser le raccourci sur le clavier [Ctrl] + A? Vous pouvez utiliser ce raccourci avec la fonction Sélectionner Tout, même si vous ne voulez pas tout sélectionner sur la diapositive. Si un des objets sur la diapositive est sélectionné et que vous maintenez la touche [Majuscule], tous les autres objets sur lequel vous cliquerez seront aussi sélectionnés. Si vous cliquez accidentellement sur le mauvais objet, cliquez celui-ci une seconde fois et il sera désélectionné. Ce concept fonctionne également avec la fonction Sélectionner Tout. Il suffit d’appuyer sur [Ctrl] +A pour sélectionner tous les objets sur votre diapositive, puis cliquez sur les objets que vous ne voulez pas sélectionner pour les désélectionner. Employer cette méthode peut vous économiser beaucoup de temps lorsque vous travaillez sur des diapositives complexes.

Assurez-vous que le public puisse lire vos diapositives

Pauline — Mon, 08 Aug 2011 19:09:16 +0000

Les diapositives sont destinées à être des aides visuelles. Il est donc essentiel que votre public puisse effectivement lire le contenu sur ces diapositives. Cela peut sembler évident et pourtant nous sommes souvent présentés avec des diapositives difficiles à lire – surtout dans les grandes salles. Un article de l’UCLA suggère quelques «Font Basics (1) (polices de base)» à considérer lors de l’élaboration des diapositives.

La taille de la police devrait communiquer l’importance relative du contenu du texte sur la diapositive :

La taille de la police du titre devrait être plus grande que celle du texte principal.
La taille de la police du texte principal devrait être plus grande celles du texte inférieur.
La taille de la police du texte des références au bas de la page et des légendes graphiques devraient être la plus petite sur la diapositive.

Les tailles de police devraient se situer entre 18 et 48 points :

La taille des polices du texte de rubriques devrait être entre 36 à 44 pt.
La taille des polices du texte principal devrait généralement être entre 24 à 32 pt.
Tout texte ayant une taille de police en dessous de 24 point sera probablement illisible dans une moyenne à grande salle.
En cas de doute, utilisez une taille de police plus grande.

Je voudrais aussi ajouter que vous devriez éviter les polices difficiles à lire, et je vous conseille de ne pas utiliser plus de deux styles de police sur une même diapositive. Assurez-vous aussi vous avez un bon contraste entre le texte et le fond.

Cela étant dit, et pour revenir à la notion d’aide visuelle, je vous suggère de ne pas surcharger vos diapositives avec des informations détaillées. Il est à vous en tant que présentateur de communiquer l’information sur la diapositive afin de raconter une histoire fascinante à votre public.

(1) Adapté à partir de: Humphries J., Lindsay E., Wright D., Font Basics, Electronic Research Administration, UCLA, 1997

Recadrer une image pour attirer l’attention du public

Harvey — Fri, 22 Jul 2011 20:38:37 +0000

Les éléments visuels sont un moyen fondamental pour plaire à votre public. Les images doivent être pertinentes, bien positionnées par le présentateur et bien sûr clair et de haute résolution. Parfois nous avons besoin de recadrer une photo ou une image pour attirer l’attention du public. Idéalement les images doivent être manipulées avec des logiciels tels que Photoshop. Mais la réalité est que la plupart des gens n’ont ni le temps, ni les outils ou l’expertise pour utiliser ces logiciels. Les suites Microsoft Office incluent un outil de recadrage qui peut être utilisé directement à partir de PowerPoint (les instructions suivantes vous permettra d’utiliser cet outils avec MS Word et Excel; les utilisateurs de MAC ont des outils plus robustes pour le recadrage et de retouche d’images).

Vous pouvez accéder à la barre d’outils Image en consultant le menu Outils –> Personnaliser et en activant la barre d’outils Image. Vous verrez des options dans la barre d’outils tels que: l’insertion d’une image, réglage de la luminosité ou de couleur et ainsi de suite ; vous devrez sélectionner la fonction de recadrage. Une fois que cet outil est activé, vous verrez des lignes noires qui apparaitront sur les bords extérieurs de l’image que vous avez sélectionnée. En faisant glisser ces lignes, vous pouvez recadrer les portions distrayantes de la photo. Si le recadrage ne vous donne pas le résultat voulu (ou si vous trouvez que cela vous prend trop de temps), vous pouvez nous donner un coup de fil ou nous écrire un courriel. Nous pourrons certainement vous aider à économiser du temps et accroître l’impact de vos éléments visuels!

Ajoutez « Presenting to Win: The Art of Telling Your Story » à votre liste de lecture

Harvey — Tue, 19 Jul 2011 14:21:00 +0000

La première (et souvent la plus ignorée) des étapes pour bâtir une présentation est la définition des objectifs de communication. Sauter cette étape conduit souvent à l’écriture d’un contenu pour une présentation qui ne résonne pas avec le public. Afin de mieux comprendre pourquoi il est si important d’éviter ce faux pas, je vous suggère l’ouvrage de Jerry Weissman intitulé « Presenting to Win: The Art of Telling Your Story ». L’auteur décrit les étapes que vous pouvez prendre en tant que présentateur, afin de persuader les publics les plus exigeants, et les pousser à agir selon vos objectifs:

Le livre offre d’excellents conseils et des exemples concrets sur les sujets suivants:

Au-delà des puces: bâtissez des présentations qui résonnent avec votre public
Donnez vie à votre message en utilisant des techniques éprouvées
Montrez à votre auditoire ce qu’ils ont à y gagner
Utilisez des graphiques pour soutenir votre histoire, sans distraire de votre message
Gardez vos présentations à jour, peu importe le nombre de fois que vous les livrez
Apprenez des exemples et études de cas de grandes entreprises du monde

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